Documentación de FalconTeams

FalconTeams es un sistema de control horario y gestión de equipos. Cada empresa tiene su propia dirección de acceso para sus empleados y un administrador que lo gestiona todo.

Hay dos perfiles:

• Administrador: crea empresas y empleados, ve las horas y los costes de todos, las facturas, el mapa de fichajes, los buzones de correo y configura cada empresa.
• Empleado: ficha su entrada y salida, ve su calendario, reparte sus horas en proyectos, marca ausencias, cumple objetivos, usa el correo y el chat, y genera su factura mensual.

• Administradores: /login.
• Empleados: la dirección de su empresa, por ejemplo /acme/login (también pueden usar /login: entrarán en su empresa).
• La sesión dura 7 días. Para salir, pulsa «Salir» arriba a la derecha.
• Arriba puedes cambiar el idioma (ES/EN) y el tema (claro, oscuro o el del sistema).
• El menú de la izquierda lleva a cada sección; en el móvil se abre con «☰ Menú».

En Empresas creas cada empresa con su nombre y su dirección (slug). La dirección de login de sus empleados será /<dirección>/login.

• Renombrar y activar/desactivar: una empresa desactivada no permite fichar ni entrar a sus empleados.
• Autocierre: si un empleado olvida fichar la salida, el fichaje se cierra solo tras las horas indicadas (8 por defecto), con la salida = entrada + límite, y queda marcado como «autocierre».
• Dashboard de la empresa (/<dirección>): empleados, quién está trabajando, horas y coste del mes, y calendario con las horas totales.

💡 El autocierre se aplica cada vez que la app consulta fichajes. Si quieres que se cierren aunque nadie entre, programa una llamada periódica a /api/cron/auto-close con la variable CRON_SECRET.

En Empleados das de alta a cada persona con su nombre, email, contraseña inicial (mínimo 8 caracteres), empresa y, opcionalmente, coste por hora.

En la ficha de cada empleado («Ver horas») puedes:

• Asignarle otra empresa.
• Fijar su coste: por hora, o con un salario mensual y sus horas semanales (el sistema calcula el coste por hora: salario ÷ (horas semanales × 52 ÷ 12)).
• Pedir su ubicación al fichar (geolocalización).
• Cambiarle la contraseña o desactivarlo (pierde el acceso al momento).
• Asignarle objetivos y revisar sus evidencias.
• Ver su calendario, sus fichajes, su coste del mes y exportar su informe o ver su factura.

1. 1En tu Dashboard pulsa «Registrar entrada». Verás un cronómetro y el total del día.
2. 2Al terminar pulsa «Registrar salida». Antes puedes escribir qué has hecho y repartir las horas en proyectos.
3. 3Puedes fichar varias veces al día (por ejemplo, mañana y tarde): el total del día las suma.

• Si tu empresa pide ubicación, el navegador te pedirá permiso: sin permitirla no podrás fichar.
• Si tu empresa tiene autocierre, verás a qué hora se cerrará la jornada si olvidas fichar.
• También puedes fichar desde la extensión de Chrome, sin abrir la app.
• Los administradores también pueden fichar desde su Dashboard o desde «Mis horas».

El calendario del mes muestra las horas de cada día con colores (menos de 4 h, de 4 a 8 h, 8 h o más). Los días laborables pasados sin fichajes salen en rojo como «sin trabajar».

Debajo verás la asistencia del mes en porcentaje, los días sin trabajar y la lista de fichajes (los 3 últimos días; el resto con «Ver más», de 10 en 10).

Ajustar horas

1. 1Pulsa un día del calendario.
2. 2Corrige la entrada y la salida de un tramo, añade uno que olvidaste o elimínalo.
3. 3Los cambios quedan marcados como «editado» y los ve tu administrador.

Ausencias

En el mismo día puedes marcar una ausencia: vacaciones, enfermedad, permiso con goce de sueldo o sin goce de sueldo. Con «Hasta» marcas un rango (solo los días laborables). También vale para días futuros, por ejemplo para planificar vacaciones. Los días con ausencia no cuentan como «sin trabajar».

El administrador crea proyectos y sus tareas en Proyectos (dentro de cada empresa). Los empleados reparten sus horas entre ellos de forma opcional:

• Al registrar la salida, en «Repartir horas en proyectos».
• Después, pulsando el día en el calendario («Guardar reparto»).
• El tiempo se escribe como 1:30 o 1,5 y el total no puede superar lo trabajado.

En Proyectos el administrador ve las horas del mes por proyecto, por tarea y por empleado; cada empleado ve solo las suyas. Las tareas se marcan como hechas y los proyectos se pueden archivar.

• Coste a pagar = horas trabajadas × coste por hora del empleado. El administrador lo ve en el dashboard de la empresa y en la ficha de cada empleado.
• «Exportar informe del mes» descarga un CSV (se abre en Excel) con los fichajes y totales. El del administrador incluye costes; el del empleado, no.
• La factura del mes se genera sola y se va acumulando con cada fichaje cerrado. El empleado la ve en su Dashboard («Ver factura»); el administrador ve las de todos en Facturas.

Para que la factura se pueda emitir

1. 1El administrador fija el coste por hora (o el salario) del empleado.
2. 2El empleado completa sus Datos de facturación: logo, NIF o CI, nombre, dirección, país y nombre del servicio (por ejemplo «Consultoría de Odoo»).
3. 3Desde la factura, «Imprimir / Guardar PDF».

💡 Las facturas no incluyen impuestos (IVA, retenciones).

El administrador asigna objetivos a cada empleado desde su ficha, con fecha límite opcional. El empleado los ve en Objetivos y, para marcar uno como cumplido, debe adjuntar un documento (PDF, Office, imagen…, hasta 2 MB) o un enlace de YouTube.

El administrador ve la evidencia en la ficha del empleado y puede reabrir o eliminar el objetivo. Los vencidos se marcan en rojo.

Cada usuario puede conectar su buzón de correo (de cualquier proveedor con IMAP y SMTP) en Correo → Configuración. El administrador también puede configurarlo por él desde Correo.

• Entrada (IMAP): servidor, puerto 993 con SSL (o 143 con STARTTLS), usuario y contraseña.
• Salida (SMTP): servidor, puerto 465 con SSL (o 587 con STARTTLS), usuario y contraseña.
• Al guardar se prueba la conexión. Con Gmail u Outlook usa una «contraseña de aplicación».
• Puedes leer, responder y redactar correos y descargar adjuntos.

💡 El administrador puede consultar los buzones de todos en modo solo lectura (no marca los correos como leídos). Los empleados ven un aviso de ello. Las contraseñas se guardan cifradas.

En Chat puedes escribir a cualquier compañero de tu empresa y a los administradores. Los mensajes nuevos aparecen solos y los no leídos se marcan con un contador.

Si el administrador lo activa, aparece el «Asistente IA»: un agente basado en ChatGPT. El administrador lo configura al final de la página de Chat con su token de OpenAI, el modelo y las instrucciones.

💡 Los mensajes al asistente se envían a OpenAI para generar la respuesta.

• Enlaces: el administrador guarda accesos con URL, usuario y contraseña. Los empleados los ven y pueden copiar el usuario o mostrar/copiar la contraseña (se guarda cifrada).
• Documentación: el administrador crea carpetas y sube ficheros (hasta 2 MB cada uno). Los empleados navegan por las carpetas y descargan los documentos.

Si activas «Pedir ubicación al fichar» en la ficha de un empleado, cada entrada y salida guarda su ubicación y su precisión. En Mapa ves los fichajes de cada día sobre OpenStreetMap (entrada en verde, salida en rojo), filtrables por empresa.

Pulsando tu nombre arriba a la derecha (o en Mi perfil) puedes subir tu foto (PNG, JPG o WebP, hasta 300 KB) y cambiar tu contraseña indicando la actual.

Con la extensión fichas desde la barra del navegador sin abrir la app. En la página de inicio tienes la descarga y los pasos de instalación y uso.

• Las contraseñas de acceso las gestiona falcondatabase; la app nunca las guarda.
• Las contraseñas de enlaces, buzones y el token de OpenAI se guardan cifradas (AES-256).
• Cada empleado solo ve sus propios datos; el administrador ve los de todos.
• Un empleado desactivado pierde el acceso al momento, incluso con la sesión abierta.

Olvidé fichar la salida

Si tu empresa tiene autocierre, se cerró sola. Si no, pulsa el día en el calendario y corrige la salida (cuando la hayas registrado).

No me deja fichar: pide ubicación

Tu empresa exige ubicación. Permite el acceso a la ubicación en el navegador (icono del candado junto a la dirección) y vuelve a intentarlo.

Mi factura dice que falta información

Completa todos los campos de Datos de facturación, incluido el logo. Si falta el coste por hora, debe fijarlo tu administrador.

Olvidé mi contraseña

Pídele a tu administrador que te asigne una nueva desde tu ficha y cámbiala después en Mi perfil.